Eltern vertrauen dem LuO-Förderverein die Finanzen zur Unterstützung der LuO an. Im Folgenden wird kurz dargestellt, auf welche Weise Transparenz und Korrektheit bei der Verwaltung dieser Gelder sichergestellt werden kann.

Kommunikation

Bei der E-Mail-Kommunikation mit dem Schatzmeister des Fördervereins in Bezug auf Projekte, Erstattungen und alle Themen im Zusammenhang mit einer Finanztransaktion soll die Schulleitung stets per CC beteiligt werden. Dies sorgt einerseits für Transparenz und dient andererseits als kostengünstige Möglichkeit, die Schulverwaltung auf dem Laufenden zu halten. Gleichzeitig unterstützt es die Nachverfolgbarkeit jeder Transaktion.

Finanzierung von Projekten durch externe Geldgeber

1. Spenden von externen Geldgebern werden auf das Konto des Fördervereins überwiesen (Impressum).
2. Im Betreff der Überweisung muss das geförderte Projekt benannt werden.

Kommunikation von extern finanzierten Projekten

Oft gelingt es Lehrkräften, Sponsoren für die Finanzierungen von Schulprojekten zu gewinnen. Zur transparenten Bewirtschaftung werden  diese Gelder über das Konto des LuO-Fördervereins geleitet. Um in der Folge eine termingerechte Bereitstellung zu ermöglichen ist bei der Anwerbung von Sponsorengeldern und anderen Drittmitteln in jedem Fall der Schatzmeister des Fördervereins frühzeitig einzubinden.

Folgende Informationen sollten dabei stets angeben werden, damit eine effektive Verwaltung Ihres Projektes gewährleistet werden kann:

1. Wer ist Ansprechpartner für das Projekt?
   Dies ermöglicht uns eine effiziente Kommunikation während des gesamten Projekts.
   
2. Wann beginnt und endet das Projekt?
   Die Kenntnis des Projektzeitraums hilft bei der Einschätzung, in welchem Zeitraum unsere Management Ressourcen benötigt werden. Außerdem kann so frühzeitig darüber entschieden werden, wann eventuell nicht verwendete Gelder wieder frei werden und für anderen Projekte zur Verfügung stehen.
   
3. Wie viel? Von wem? Wann?
   Durch die Angabe der Höhe des entsprechenden Betrags sowie der Spenderorganisation und des (erwarteten) Eingangsdatums kann der Schatzmeister den Ansprechpartner (s.o.) proaktiv über die Transaktion und deren Korrektheit informieren.
   
4. Verwendungszeitpunkt/-raum?
   Wann wird das Geld voraussichtlich verwendet? Auf diese Weise können wir unsere Management Ressourcen einplanen und proaktiv kommunizieren oder Änderungen vornehmen, wenn die Erwartungen der Schule nicht erfüllt werden können.

Standardisierung der Kostenrückerstattung

Um zügig die Kosten rückerstatten zu können, sollten Sie sich an folgende Vorgaben halten:

1. Rechnungen zusenden:
   Rechnungen haben eine Rechnungsnummer, Käufer-, und Verkäuferinformation. Für Einkäufe in einem Ladengeschäft gibt es üblicherweise nur einen Zahlungsbeleg oder eine Quittung. Diese werden bei kleinen Einkäufen (unter 100 €) akzeptiert. Für größere Einkäufe (100 € und mehr) ist bitte eine Rechnung vorzulegen, da dies die Transparenz der Transaktion erhöht. Wenn Sie einen größeren Einkauf in einem Geschäft tätigen müssen, ist dies grundsätzlich auch möglich. Hierzu bitten wir im Vorfeld um Rücksprache mit dem Schatzmeister.
2. Sollten mehrere Rechnungen vorliegen (> 3), bitten wir um Erstellung einer Übersicht (siehe Template). 

Wie kann man vom Förderverein Unterstützung für ein Projekt erhalten?

Um die Finanzierung eines Projekts beim LuO-Förderverein zu beantragen, muss das Projekt mit den Ziele des Fördervereins übereinstimmen. Diese Ziele sind gemäß Satzung:

1. Die Verbesserung der sächlichen und personellen Ausstattung der Schule.
2. Die Erweiterung der Bildungsangebote für Mitglieder der Schulgemeinde.
3. Die Unterstützung von Maßnahmen zur Identitätsbildung und sozialen Verantwortung innerhalb der Schulgemeinschaft. 
4. Die Mitgestaltung des öffentlichen Bildes der Schule.

Mindestens eines dieser Ziele muss erfüllt sein, damit der Förderverein das Projekt unterstützen kann. Je mehr dieser Ziele Ihr Projekt erreicht, desto einfacher fällt eine Rechtfertigung der Investitionsrisiken und desto besser stehen die Chancen für eine Finanzierung durch den Förderverein.

Alle Projektvorschläge werden im Rahmen von Vorstandssitzungen verabschiedet. Hochglanzfolien sind hierfür nicht erforderlich. Um den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, können Sie diese Vorlage verwenden (Link zur Vorlage). Wenn Sie Fragen zur Verwendung oder Vorschläge zur Verbesserung der Vorlage haben, wenden Sie sich an den Schatzmeister.

Wir freuen uns auf Ihre Projektvorschläge!